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¿Qué exige SUNAFIL para el registro de asistencia? Guía 2026

SUNAFIL exige que todo empleador del régimen laboral privado en el Perú lleve un registro de control de asistencia con la hora de entrada y salida de cada trabajador, conforme al Decreto Supremo 004-2006-TR. El registro puede ser físico o digital, protegido contra adulteraciones y conservado hasta por cinco años. Incumplir es infracción grave, con multas que en 2026 llegan a S/ 143,660.

A continuación, lo que dice la norma punto por punto, las multas actualizadas con la UIT 2026 y cómo cumplir sin comprar terminales biométricos.

¿Qué norma regula el registro de asistencia en el Perú?

La norma base es el Decreto Supremo 004-2006-TR, del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, vigente desde 2006 junto con sus normas modificatorias. Establece que todo empleador sujeto al régimen laboral de la actividad privada debe contar con un registro permanente de control de asistencia donde los trabajadores consignen de manera personal su hora de ingreso y de salida. La fiscalización de esta obligación corresponde a SUNAFIL (Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral), que puede solicitar el registro en cualquier inspección, programada o por denuncia. La obligación aplica sin importar el tamaño de la empresa: una microempresa con dos trabajadores en planilla está tan obligada como una corporación. Lo que cambia según el tamaño no es la obligación, sino la escala de la multa por incumplirla, como se detalla más abajo.

¿Qué datos debe contener el registro de asistencia?

El DS 004-2006-TR fija un contenido mínimo. El registro debe incluir: el nombre, denominación o razón social del empleador y su número de RUC; el nombre y número del documento de identidad del trabajador; la fecha, hora y minutos del ingreso y de la salida de la jornada de trabajo; y las horas y minutos de permanencia fuera de la jornada (el sustento de las horas extras). Este último punto es el que más pasan por alto los registros improvisados: un cuaderno donde solo se firma la llegada no acredita las salidas ni el sobretiempo, y en una inspección eso se traduce en observaciones y, con frecuencia, en reclamos de horas extras que el empleador no puede rebatir con documentación propia. Si el registro no permite reconstruir la jornada completa de cada trabajador, no cumple la norma aunque exista.

¿El registro puede ser digital o tiene que ser en papel?

Puede ser físico o digital: la norma admite ambos soportes de forma expresa. La condición es la misma para los dos: el empleador debe adoptar medidas de seguridad que impidan la adulteración, deterioro o pérdida del registro. En la práctica, esto juega en contra del papel y de las hojas de cálculo editables: un cuaderno se moja, se pierde o se completa "de memoria" a fin de mes, y un Excel puede modificarse sin dejar rastro, lo que debilita su valor probatorio ante una inspección o un juicio laboral. Un sistema digital con marcas de tiempo automáticas, registro de quién marcó y desde dónde, y datos que el empleador no puede editar a posteriori, cumple el estándar de seguridad con mucha más solvencia que cualquier soporte manual. No se exige tecnología específica: se exige integridad del dato.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?

El empleador debe conservar los registros de asistencia hasta por cinco años después de generados, según el artículo 6 del DS 004-2006-TR. Esto convierte el archivo en una obligación tan importante como el marcaje diario: una empresa puede estar registrando la asistencia correctamente hoy y aun así quedar expuesta si no puede presentar los registros de hace tres años cuando un exempleado reclama horas extras o SUNAFIL audita un periodo anterior. Con registros en papel, sostener cinco años de archivo ordenado y legible es difícil para una pyme; con registros digitales, la conservación es automática siempre que el proveedor garantice el almacenamiento por ese plazo. Al evaluar cualquier sistema de control de asistencia, la pregunta correcta no es solo "¿cómo se marca?" sino "¿puedo recuperar el registro completo de cualquier trabajador de los últimos cinco años en minutos?".

¿Qué trabajadores están exceptuados del registro?

No están obligados a registrar asistencia el personal de dirección, los trabajadores no sujetos a fiscalización inmediata de la jornada y quienes prestan servicios intermitentes fuera del centro de trabajo. El resto del personal en planilla —incluido el que hace trabajo de campo con supervisión— debe marcar. Aquí conviene ser conservador: la excepción la define la naturaleza real del puesto, no el título del cargo. Nombrar "supervisor" a alguien que cumple horario fijo bajo control directo no lo excluye del registro, y SUNAFIL evalúa la situación de hecho. Para una pyme, la lectura práctica es simple: si el trabajador tiene horario y alguien verifica que lo cumpla, su asistencia debe quedar registrada con entrada y salida. En caso de duda, registrar: el costo de incluir a alguien exceptuado es cero; el de excluir a alguien obligado es una infracción.

¿Cuál es la multa por no llevar registro de asistencia en 2026?

No contar con el registro de control de asistencia, o impedir su verificación, está tipificado como infracción grave en materia de relaciones laborales (numeral 25.19 del Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo, DS 019-2006-TR). Las multas se calculan en UIT según el tamaño de la empresa y el número de trabajadores afectados, conforme a la escala del DS 008-2020-TR. Con la UIT 2026 fijada en S/ 5,500 (DS 301-2025-EF, publicado el 17 de diciembre de 2025), los rangos generales de multa quedan así:

Tipo de empresa Rango general de multas (todas las gravedades) En soles 2026
Microempresa (REMYPE) 0.045 – 0.68 UIT S/ 247.50 – S/ 3,740
Pequeña empresa (REMYPE) 0.09 – 7.65 UIT S/ 495 – S/ 42,075
No MYPE (régimen general) 0.26 – 52.53 UIT S/ 1,430 – S/ 288,915

Para una infracción grave como la falta de registro, una empresa del régimen general puede llegar hasta 26.12 UIT: S/ 143,660. Y la multa no exime de regularizar: la empresa igual deberá implementar el registro.

¿El fichaje por WhatsApp cumple con lo que exige SUNAFIL?

Sí, siempre que el sistema genere el contenido mínimo del DS 004-2006-TR y proteja la integridad del dato. La norma no exige biométricos ni formatos: exige identificar al empleador y al trabajador, registrar fecha, hora y minutos de entrada y salida, impedir adulteraciones y conservar todo cinco años. Un sistema como ficha.pe, de iterIA Studio, cumple ese estándar haciendo que cada trabajador marque desde su propio WhatsApp, con verificación GPS por geofencing de 80 metros que impide fichar fuera del local, sin instalar apps ni comprar terminales. Como la geolocalización es un dato personal, el tratamiento requiere consentimiento del trabajador conforme a la Ley 29733 de Protección de Datos Personales, que el sistema documenta. En su piloto con cuatro empresas de Lima, ficha.pe logró 100% de adopción en 72 horas — incluido un restaurante de 18 empleados que dejó el cuaderno en tres días. Desde S/ 129 mensuales, con precios públicos.

Preguntas frecuentes

¿El registro de asistencia es obligatorio para una empresa con pocos trabajadores? Sí. El DS 004-2006-TR aplica a todo empleador del régimen laboral privado con trabajadores sujetos a fiscalización de jornada, sin mínimo de planilla. Lo único que varía por tamaño es la escala de multas: una microempresa en REMYPE paga menos que una empresa del régimen general, pero la obligación es idéntica.

¿Un Excel sirve como registro de asistencia ante SUNAFIL? Es riesgoso. La norma admite soporte digital, pero exige medidas de seguridad contra la adulteración. Una hoja de cálculo editable por el empleador no garantiza integridad: en una inspección o juicio, su valor probatorio es débil. Lo recomendable es un sistema con marcas de tiempo automáticas y datos no editables.

¿Cuánto tiempo debo guardar los registros de asistencia? Hasta cinco años después de generados (artículo 6, DS 004-2006-TR). SUNAFIL o un juzgado laboral pueden requerir periodos antiguos, por ejemplo ante un reclamo de horas extras de un exempleado.

¿Cuál es la multa por no tener registro de asistencia en 2026? Es infracción grave (numeral 25.19, DS 019-2006-TR). Con la UIT 2026 en S/ 5,500, va desde S/ 605 para una microempresa hasta S/ 143,660 para una empresa no MYPE, según trabajadores afectados.

¿Necesito el consentimiento del trabajador para usar GPS en el fichaje? Sí. La ubicación es un dato personal bajo la Ley 29733, así que el trabajador debe dar consentimiento informado para su tratamiento. Un buen proveedor de fichaje digital incluye y archiva ese consentimiento como parte del alta de cada empleado.

¿Tu registro de asistencia pasaría una inspección de SUNAFIL hoy? En iterIA Studio lo resolvemos con ficha.pe: marcación por WhatsApp con verificación GPS, sin apps ni terminales, registro inalterable y exportable, desde S/129/mes. Escríbenos al WhatsApp +51 931 527 570 o agenda una llamada en https://cal.com/iteriastudio.

Fuentes citadas (verificadas)